Elektronische Entgeltunterlagen u. a.
Zum 31. Dezember 2026 laufen zwei Übergangsregelungen im deutschen Sozialversicherungsrecht aus. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die gesetzlich vorgeschriebenen Entgeltunterlagen elektronisch führen und die für die sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung erforderlichen Daten grundsätzlich elektronisch übermitteln.
Die Verpflichtungen bestehen bereits seit mehreren Jahren. Zum Jahreswechsel entfallen jedoch die bisherigen befristeten Befreiungsmöglichkeiten. Betroffen sind grundsätzlich alle Arbeitgeber und damit auch die Mitgliedsunternehmen von ICADA.
1. Elektronische Entgeltunterlagen nach § 8 BVV
Gemäß § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen bestimmte sozialversicherungsrelevante Unterlagen elektronisch geführt und zu den Entgeltunterlagen genommen werden. Betroffen sind unter anderem Nachweise zur Sozialversicherungspflicht, Erklärungen geringfügig Beschäftigter, bestimmte arbeitsvertragliche Dokumente sowie Nachweise zur Pflegeversicherung. Eine rückwirkende Digitalisierung der während einer wirksamen Befreiung ordnungsgemäß in Papierform geführten Unterlagen ist grundsätzlich nicht erforderlich. Die Vorschrift betrifft die ausdrücklich in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen. Eine allgemeine Verpflichtung, sämtliche Personalakten ausschließlich elektronisch zu führen, ergibt sich daraus nicht.
2. Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) nach § 28p SGB IV
Neben der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen besteht eine weitere Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von Daten im Rahmen der sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung. Rechtsgrundlage ist § 28p Abs. 6a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV). Im Rahmen der sogenannten elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) werden die für die Prüfung erforderlichen Daten aus der Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt und dort ausgewertet.
Die verpflichtende Teilnahme an diesem Verfahren wurde schrittweise eingeführt:
Seit dem 1. Januar 2023 besteht grundsätzlich die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung der Entgeltabrechnungsdaten.
Seit dem 1. Januar 2025 sind grundsätzlich auch die erforderlichen Daten der Finanzbuchhaltung einzubeziehen.
Für Abrechnungszeiträume bis zum 31. Dezember 2026 konnten Arbeitgeber auf Antrag eine Befreiung von der elektronischen Datenübermittlung erhalten.
Für Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 ist die elektronische Übermittlung der euBP-Daten verpflichtend. Die Übermittlung erfolgt über ein entsprechend systemgeprüftes Abrechnungsprogramm. Ergänzende Unterlagen können im Rahmen der Betriebsprüfung weiterhin gesondert angefordert werden.
Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?
ICADA empfiehlt ihren Mitgliedern, rechtzeitig mit ihrer Personalabteilung bzw. ihrem Steuerberater oder externen Lohnabrechnungsdienstleister zu klären, ob die gesetzlichen Anforderungen bereits durch die bestehenden Prozesse erfüllt werden. Insbesondere sollte sichergestellt sein, dass die nach § 8 Abs. 2 BVV erforderlichen Dokumente elektronisch geführt werden, die euBP-Datenübermittlung einschließlich der erforderlichen Finanzbuchhaltungsdaten gewährleistet ist und die Unterlagen bei einer Betriebsprüfung zugänglich sind. Unternehmen, die bislang von einer Befreiungsmöglichkeit Gebrauch gemacht haben, sollten die erforderlichen Anpassungen bis zum Jahresende vornehmen.
Rechtsgrundlagen und weiterführende Informationen finden Sie hier:
