Die elektronische Rechnungslegung wird für BtoB-Geschäfte zukünftig verpflichtend
Das Gesetz gibt neue Begriffsdefinitionen, wobei es zukünftig elektronische Rechnungen, sogenannte e-Rechnungen und sonstige Rechnungen gibt.
Unter einer elektronischen Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) versteht man eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Tipp: Die Erstellung einer elektronischen Rechnung erfordert ein entsprechendes Softwareprogramm; i. d. R. sollte jedes gängige Buchhaltungsprogramm hierzu in der Lage sein. Informieren Sie sich am besten bei Ihrem Softwareanbieter.
Unter die Definition der „sonstigen Rechnung“ fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung, kann theoretisch aber noch bis Ende 2027 verwendet werden.
Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Dabei müssen der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt ab 1.1.2025. Allerdings gibt es wegen des hohen Umsetzungsaufwands Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027.
Tipp: Wer sich bereits in diesem Jahr mit der Umstellung beschäftigt, muss sich mit den nachstehenden Übergangsregeln nicht befassen.
Bis Ende 2026
dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. In diesem Zeitraum bleiben auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.).
Bis Ende 2027
gilt das gleiche wie oben geschrieben. Allerdings ist zudem Voraussetzung, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR nicht überschreitet (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n. F.).
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) höher ist, haben aber noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt werden (EDI-Verfahren nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches). Dies gilt für Umsätze, die in 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Ab 2028
sind alle neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten. Dabei ist zu erwähnen, dass das EDI-Verfahren weiterhin genutzt werden kann, aber nur, wenn die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen so aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollständig extrahiert werden können, dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.